Задълбайки се в процеса на бизнес иновации, всяка организация се нуждае от реактивни, ръчно контролирани процеси за съобразяване, които само повишават оперативния риск, увеличават времето за изпълнение и увеличават разходите във всички регулирани отрасли.
Бизнес Процесното Преинженерство позволява на организациите да преосмислят фундаментално процесите и работни потоци за съобразяване, като автоматизацията, контролите, базирани на риска, и оптимизираният контрол на управлението заемат централно място. Идентифицирането на затруднения, предизвикване на предположения и стандартизиране на новите практики помага на всяка организация да подобри готовността за одит, като в същото време може да мащабира операциите по съобразяване според нуждите си.
Съобразяването е централна част от операциите на всяка фирма, особено в условията на висока регулация в днешно време. Като стратегическа необходимост, организациите се сблъскват с нарастващо налягане да показват прозрачност, точност и да се вписват в изискванията на регулаторите, независимо дали са в финансовия, здравния сектор, обществените услуги или други отрасли. Съобразяването с тези изисквания за съобразяване често е реактивно, затруднено от ръчни работни потоци, излишни предавания и стари практики. Това води до увеличени времена за изпълнение, повишени разходи и увеличена изложеност на рискове.
Бизнес Процесното Преинженерство, или BPR, предлага възможност да се използва структуриран подход към преосмислянето на операциите за съобразяване. Вместо да се използват методи за инкрементално подобрение, BPR се фокусира върху пълното преосмисляне на работните потоци с цел постигане на значителни пробиви в представянето, бързината и общата ефективност.
В същността си, BPR е създадено за радикалното преосмисляне на бизнес процесите с цел постигане на значителни подобрения. Ще се обърнете към него, когато търсите да увеличите качеството, разходите, скоростта или нивото на обслужване, предоставяно от вашите процеси, често когато неуспехът на инкременталното подобрение е очевиден. Когато е насочено към съобразяването, BPR предизвиква традиционните гледни точки за това как се извършва мониторингът, докладването и валидацията. Вместо да добавяте допълнителни контроли към съществуващите работни потоци, BPR насърчава организациите да автоматизират повтаряемите задачи, елиминират стъпките без добавена стойност и насърчават усвояването на работни потоци със съобразяването като част от тяхната функция, а не като послепис.
Основните ви цели при използването на BPR за съобразяване ще бъдат намаляване на цикълите за съобразяване, както и помощ за вашия натрупан работен обем, повишаване на точността, намаляване на ръчните работи, подобряване на прозрачността и засилване на вашето управление чрез стандартизирани процеси. Lean и Six Sigma подчертават инкременталното усъвършенстване, намаляване на загубите и последователността. BPR може да допълни тези практики, но първо и преди всичко се занимава с основните пропуски в процеса и структурните неефективности.
Сега, когато вече разбирате къде BPR за съобразяване може да бъде използвано, нека погледнем по-внимателно как можете практически да го приложите. Трябва ви дисциплина, метрики и промяна в организационната култура, за да може да го използвате в пълна степен, за да отговорите на изискванията за съобразяване. С това казано, трябва да имате стабилна рамка с тези стъпки.
Преди да започнете някакви инициативи за BPR за съобразяване, искате да определите текущите затруднения, бутонки и т.н. Обичайни ознаци, че може би искате да използвате метода, може да бъдат прекомерното ръчно проследяване, несъответствието в документацията, множество одобрения за основни задачи или невъзможността да се спазват регулаторните срокове. Оттук нататък можете да установите измерими цели, като намаляване на времето за цикъл, подобряване на точността на одита или намаляване на общите часове на труд, необходими за съобразяване.
След като сте установили къде са затрудненията в текущия процес, трябва да картографирате всичко. Следенето на работните потоци от началото на приемането на данни до стадията на докладване и одит може да бъде много просветително. Можете лесно да видите бутонките, предаванията, излишните валидации и системите, които просто не работят. Екипите могат да отидат още една крачка напред с картографирането на сегашните процеси, като сътрудничеството между различни отдела позволява съгласуване между съобразяването, бизнес операциите, ИТ и правните екипи.
Един от основните аспекти, когато става въпрос за BPR за съобразяване, е необходимостта да се засегне всичко за старите практики. Не търсите да ги оптимизирате, все пак, а по-скоро да ги преосмислите отново от самото начало, за да отговорят на вашите нужди. Например, може да искате да определите дали паралелните потоци за одобрение могат да бъдат обединени или дали може да използвате автоматизирани правила, за да заместите ненужната човешка валидация.
При проектирането на новите си работни потоци и процеси, трябва да акцентирате върху автоматизацията, контролите, базирани на риска и стандартизацията по цялото тяло. Цифровите инструменти трябва да функционират като възможност, с платформи за управление на документи, софтуер за работни потоци и табла с анализи за съобразяване, които да бъдат налице. Проектираните процеси трябва да намалят човешките стъпки за одобрение, където е възможно, като подкрепят проактивния мониторинг на съобразяването.
Не искате просто да пуснете новопроектирания процес в производство все още. Вместо това, разгъването на тези преосмислени процеси в контролирана, безопасна среда може да потвърди дали вашият дизайн работи. Ако е така, следващата задача ще бъде да дадете на вашите екипи изчерпателно обучение с новопроектираните процеси, така че приемането да бъде в съответствие с вътрешното управление и регулаторните изисквания.
След като новопроектираният ви процес е успешно приложен, искате да измерите някои основни метрики. Те могат да включват неща като време за цикъл на съобразяване, честота на ръчната намеса, процент на одитни изключения, разходи за дейности по съобразяване и процент на цифрово приемане. Можете допълнително да поддържате подобренията, като вградите стандартизирани документи, най-добрите практики и внедрите механизми за непрекъснат мониторинг, където е възможно.
И така, защо трябва да използвате BPR за съобразяване? Има някои конкретни ползи за всяка организация, която използва преосмислените процеси, които могат да включват:
– Значително намаление на ръчните усилия за съобразяване чрез автоматизация.
– Подобрена готовност за одит благодарение на стандартизираните доклади.
– По-високи стойности на точност, намалени повторни работи и регулаторни открития.
– Подобрена мащабируемост, тъй като вашата организация може да се адаптира към променящите се регулации, както те възникват.
Това не само намалява вашия регулаторен риск, но също позволява на персонала по съобразяване да се фокусира върху работата, която е важна, като консултира и допълва стратегическата визия.
Готови ли сте да започнете работната седмица правилно? Може би бихте искали да разгледате по-внимателно как Хошин Канри може да превърне вашата стратегическа визия в конкретна реалност. Хошин Канри е допълнителен стратегически планов подход, който се използва основно с методи като Lean. Като го използвате за вашите операции, ще бъдете готови да се справите с всички цели, които си поставяте.
Освен това, може би бихте искали да разгледате по-внимателно как Скрам позволява на екипите да се справят със сложни проекти, без да пропускат срокове. Скрам, като Agile рамкова, подчертава нуждата от разбиване на сложните задачи на лесно постижими цели през периоди от 2 до 4 седмици, наречени Спринтове. Той не е само за разработка на софтуер, тъй като ще откриете, че може лесно да се използва във всяка отрасъл.
Заключение
Спазването на изискванията за съобразяване не е просто въпрос на съобразяване със зададените стандарти. Организациите трябва да постигат съобразяване, като запазват бързината, ефективността и качеството през целия процес. BPR за съобразяване предоставя мощна, доказана рамка, която води от реактивни функции до оптимизирана, гъвкава платформа. Чрез използването на технология като възможност, дисциплинирано управление на промените и пълно преосмисляне на процесите, всяка организация може да пости